HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELY ASSISTORISSA

Me Assistor Oy Ab:ssa olemme sitoutuneet noudattamaan EU:n tietosuoja-asetusta sekä muuta yksityisyydensuojaa koskevaa lainsäädäntöä ja käsittelemään henkilötietojasi hyvän tiedonhallintatavan mukaisesti.

Tämä tietosuojakäytäntö auttaa sinua ymmärtämään, mitä henkilötietoja Assistor sinusta yritysasiakkaana ja yrityskontaktina kerää ja miksi ja miten käytämme meillä olevia henkilötietoja. Lisäksi saat tietoa oikeuksistasi rekisteröitynä ja siitä kuinka voit käyttää niitä.

1.MITÄ HENKILÖTIETOJA KÄSITTELEMME?

Käsittelemme henkilötietojasi edustamassasi yrityksessä hoitamiesi tehtävien vuoksi ja roolissasi yrityksen edustajana. Keräämme henkilötietojasi silloin, kun edustamasi yritys tulee asiakkaaksemme tai käyttää palveluitamme, osallistut järjestämiimme tapahtumiin tai asioit muutoin kanssamme esim. jättämällä yhteydenottopyynnön tai rekisteröitymällä tarjoamamme palvelun käyttäjäksi.

Saamme käsittelemämme henkilötiedot pääasiassa sinulta itseltäsi tai edustamaltasi yritykseltä ja keräämällä tietoja siitä mitä Assistorin palveluita tehtävässäsi hankit tai käytät. Hankimme henkilötietoja myös ulkopuolisista lähteistä, kuten erilaisista rekistereistä, yritysten verkkosivuilta tai palveluntarjoajilta.

Itse antamasi tai edustamasi yrityksen antamat sekä käyttäytymisestäsi keräämämme henkilötiedot

  • perustiedot, kuten nimi, toimipaikan osoite, työsähköpostiosoite ja työpuhelinnumero
  • tehtävänkuva tai ammatti
  • edustamasi yrityksen ostamia palveluita tai tuotteita koskevat tiedot ja mahdolliset tehdyt tarjoukset, mikäli nimesi mainitaan niissä
  • maksamisesta kertyvät maksu- ja laskutustiedot, mikäli nimesi mainitaan viitetiedoissa
  • rekisteröitymiseen liittyvät tiedot kuten yhteystiedot, käyttäjätunnus ja salasana
  • antamasi asiakaspalautteet ja muut yhteydenotot
  • tutkimuksiin ja kyselyihin antamasi vastaukset
  • mahdollinen markkinointikielto
  • verkkotunnisteet, kuten IP-osoitteesi ja evästeiden ja muiden vastaavien teknologioiden avulla kerättävät tiedot. [Lisää linkki:]Lue lisää evästeiden käytöstä.

2. MIHIN TIETOJASI TARVITAAN?

Palveluiden ja tuotteiden myynti ja asiakassuhteen hoitaminen

Käsittelemme tietojasi palveluiden ja tuotteiden tilaamiseksi ja toimittamiseksi edustamasi yrityksen ja Assistorin välisen sopimuksen perusteella sekä hallinnoidaksemme yritystemme välistä sopimussuhdetta.

Tarvitsemme tietojasi myös voidaksemme tarvittaessa olla sinuun yhteydessä koskien tehtyjä palvelu- tai tuotetilauksia, varauksia tai ostettuja tuotteita tai kun itse otat meihin yhteyttä esimerkiksi lisätietojen saamiseksi. Myös näissä tilanteissa henkilötietojesi käsittely perustuu edustamasi yrityksen ja Assistorin väliseen sopimukseen tai Assistorin oikeutettuun etuun asiakassuhteen hoitamiseksi ja ylläpitämiseksi.

Markkinointi ja viestintä

Käsittelemme henkilötietoja markkinointitarkoituksiin ja markkinointikohderyhmien muodostamiseen. Käytämme tietoja omien palveluidemme ja toimittamiemme tuotteiden myymiseen, suoramarkkinointiin ja asiakastyytyväisyyskyselyihin. Henkilötietojen avulla voimme personoida ja kohdentaa sinulle tarjontaa, jonka uskomme kiinnostavan sinua.

Käytämme henkilötietojasi myös asiakasviestintään. Voimme lähettää sinulle tuotteitamme ja palveluitamme koskevia tiedotteita, ilmoituksia ja uutiskirjeitä.

Ostamme verkosta mainostilaa mainoksille, joita voidaan näyttää ulkopuolisissa mainosverkostoissa. Mainontaa ostetaan sekä kolmansien osapuolten valmiiksi määrittämien kohderyhmien avulla, että Assistorin itse määrittämien kohderyhmien avulla. Mainoksia voidaan kohdentaa myös evästeiden avulla Assistorin verkkosivujen käyttöön perustuen. Myös näin tapahtuva markkinointi perustuu Assistorin yllä mainittuun oikeutettuun etuun.

Palveluiden ja liiketoiminnan kehittäminen

Käytämme henkilötietojasi oikeutettuun etuun ja asiakassuhteeseen perustuen palveluiden, tuotteiden, asiakaspalvelun sekä myynnin ja markkinoinnin kehittämiseen ja prosessien hallintaan.

Käsittelemme henkilötietojasi esimerkiksi käsitelläksemme saamiamme asiakaspalautteita ja reklamaatioita. Myös asiakastyytyväisyystutkimuksista saamaamme palautetta käytetään apuna palveluiden ja liiketoiminnan kehittämisessä. Saatat saada sähköisen asiakastyytyväisyyskyselyn kun olet käyttänyt palveluitamme. Sinun on mahdollista kieltäytyä vastaanottamasta asiakastyytyväisyyskyselyitä lähettämällä asiasta viesti osoitteeseen This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it..

Liiketoiminnallisten yhteistyösuhteiden hoitaminen

Assistor käsittelee liiketoiminnallisten yhteistyökumppaneidensa, esimerkiksi sopimuskumppaneidensa, yhteys- ja laskutustietoja hoitaakseen sisäisiä palvelutarpeitaan ja voidakseen pitää yllä sopimus- ja yhteistyösuhteita eri yhteistyökumppaneidensa kanssa. Tällaisia ovat esimerkiksi suhteet eri maahantuojiin, logistiikkapalveluihin, laskutus- ja kirjanpitopalvelujen tuottajiin, kiinteistöpalveluihin sekä markkinointikumppaneihin. Henkilötietojen käsittely tässä yhteydessä perustuu useimmiten Assistorin oikeutettuun etuun yhteistyösuhteiden mahdollistamiseksi ja hoitamiseksi.

Lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen ja oikeudellisiin vaatimuksiin varautuminen

Käsittelemme henkilötietoja lakiin perustuvien velvoitteiden hoitamiseksi ja viranomaispäätösten noudattamiseksi. Tällaisia ovat esim. lakisääteinen kirjanpitovelvollisuus sekä verotusta koskevat velvoitteet.

Käsittelemme henkilötietoja myös pystyäksemme varautumaan oikeudellisiin vaatimuksiin.

Turvallisuus ja väärinkäytökset

Käsittelemme henkilötietojasi myös palvelujemme ja viestintäverkkojemme tietoturvasta huolehtimiseksi. Kameravalvonnan avulla tallentamaamme aineistoa käsittelemme toimitilojemme turvallisuudesta huolehtimiseksi.

3. KUINKA KAUAN KÄSITTELEMME TIETOJASI

Käsittelemme henkilötietojasi vain niin kauan kuin on tarpeellista henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten kannalta. Tietojen poistoajat ja poistamiskäytännöt määritellään ja vanhentuneet ja tarpeettomat henkilötiedot poistetaan. Tietojen säilytysaika voi vaihdella tietoryhmittäin ja Assistorilla voi olla lainsäädännön perusteella velvollisuus säilyttää joitakin tietoja.

4. KETKÄ KÄSITTELEVÄT TIETOJASI?

Tietojasi käsittelevät vain henkilöt, joilla on oikeus henkilötietojen käsittelyyn, kuten henkilöt, joilla on työtehtäviensä takia tarve käsitellä henkilötietojasi.

Henkilötietojasi voidaan myös siirtää sopimukseen perustuen ulkoistetuille palveluntarjoajille toimeksiannostamme tapahtuvaa käsittelyä varten. Palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietojasi määrittelemillämme tavoin palveluidemme tuottamiseksi eikä heillä ole oikeutta käyttää tietojasi omiin tarkoituksiinsa. Tämä tarkoittaa myös sitä, että kun Assistorin peruste käsitellä henkilötietojasi lakkaa, myös käyttämämme palveluntarjoajan on lakattava käsittelemästä henkilötietojasi ilman, että se vaatisi erillisiä toimenpiteitä sinulta.

Käytämme ulkopuolisia palveluntarjoajia mm. seuraaviin käyttötarkoituksiin: tutkimustoimintaan, digitaaliseen markkinointiin, asiakkuuksien hallintaan (CRM), datan rikastamiseen, maksujen käsittelemiseen, laskutukseen ja perintään, järjestelmien toimittamiseen ja ylläpitoon, sekä erilaisten teknisten alustojen tarjoamiseen.

5. KENELLE TIETOJASI LUOVUTETAAN JA SIIRRETÄÄNKÖ NIITÄ EUROOPAN ULKOPUOLELLE?

Henkilötietojen luovuttamisella tarkoitetaan tilanteita, joissa henkilötietojasi annetaan toisen rekisterinpitäjän omaan itsenäiseen käyttöön.

Assistor ei luovuta henkilötietojasi eikä niitä käsitellä Euroopan ulkopuolella.

6. SINUN OIKEUTESI

Sinun on mahdollista tarkistaa mitä tietoja Assistorilla on sinusta sekä pyytää tietojesi oikaisemista tai päivittämistä. Sinulla on myös oikeus vastustaa tietojesi käsittelyä, esimerkiksi markkinointitarkoituksiin.

Tietyissä tilanteissa sinulla on oikeus pyytää meitä poistamaan tietosi. Pyynnöstäsi poistamme tietosi, ellei meillä ole lakiin perustuvaa velvollisuutta säilyttää niitä pyynnöstäsi huolimatta. Tietyissä tietosuojalainsäädännössä tarkoitetuissa tilanteissa sinulla on myös oikeus pyytää meitä rajoittamaan tietojesi käsittelyä.

Jos sinulla on kysyttävää tietojesi käsittelystä tai haluat käyttää oikeuksiasi, lähetä tiedustelusi osoitteeseen This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.
Voit myös ladata ja lähettää postitse tietopyyntö-kaavakkeen.

Toivomme, että olet yhteydessä meihin, jos sinulla on kysymyksiä henkilötietojesi käsittelyyn liittyen tai mikäli haluat antaa meille palautetta henkilötietojesi käsittelystä. Mikäli et ole tyytyväinen henkilötietojesi käsittelyyn Assistorilla, sinun on mahdollista tehdä asiasta myös valitus tietosuojavaltuutetulle.

7.MUUTOKSET TIETOSUOJAKÄYTÄNTÖÖN

Päivitämme tietosuojakäytäntöä tarvittaessa toimintamme ja palveluidemme kehittymisen myötä. Muutokset voivat perustua myös tietosuojaa koskevan lainsäädännön tai parhaiden käytäntöjen muuttumiseen. Kehotamme säännöllisesti tarkistamaan uusimman version Tietosuojakäytännöstä verkkosivuiltamme

Tämä tietosuojakäytäntö on laadittu 22.5.2018


Lue lisää: Evästepolitiikka